Erschließungsregelungen für die Publikationsnachweise in PUB

Der Publikationenserver "PUB" der Universität Bielefeld ist dafür konzipiert, aktuell 22 unterschiedliche Publikationstypen zu speichern und zu präsentieren. Die Publikationstypen "Forschungsdaten" und "wissenschaftliche Software" gehören auch dazu, stellen jedoch Sonderfälle dar.

Eintragungsoptionen, Status "private", "public", "returned"

Um die Publikationsnachweise zu erstellen, gibt es vier verschiedene Optionen:

  1. Import der bibliographischen Daten per DOI
  2. Manuelle Eingabe der bibliographischen Daten über ein Erfassungsformular
  3. BibTeX-Import einzelner bibliographischer Datensätze
  4. Hochladen eines Textdokuments zur Einpflege durch das Support-Team ("Quick-and-Easy Dateiupload")
Je nachdem, welche Eintragungsoption verwendet wird, sind die Publikationsnachweise unterschiedlich ausführlich. Ein Nachweis muss nur die Pflichtfelder Autor*in/Herausgeber*in, Titel der Publikation, Erscheinungsjahr und ggf. Titel der übergeordneten Gesamtheit enthalten, um gespeichert/öffentlich sichtbar gestellt werden zu können.

Personen und Einrichtungen werden in normierter Form mit der Publikation verknüpft. Diese normierten Daten werden vom IDM bzw. PEVZ bereitgestellt.

Ein Nachweis bekommt beim erstmaligen Abspeichern den Status "private". Er ist nur für den/die Ersteller*in und den/die Autor*in/Herausgeber*in nach Login sichtbar und zugänglich. Wird er explizit "public" gestellt, erscheint er in der öffentlich sichtbaren Publikationsliste der Autorin/des Autors oder der Herausgeberin/des Herausgebers. Er kann "returned" und damit aus der öffentlich sichtbaren Publikationsliste zurückgezogen werden.

Beteiligte Personen

Das Konzept von PUB sieht vor, dass die bibliographischen Daten von den Wissenschaftler*innen selbst oder von Hilfskräften, Sekretariatsmitarbeitenden o.ä. eingetragen werden, die sie damit beauftragen. Die Beauftragten erhalten individuell zugeschnittene Schreibrechte.

Darüber hinaus übernimmt das Support-Team für den Dienst PUB auf Wunsch der Autor*innen die Erstellung einzelner Nachweise ("Quick-and-Easy Dateiupload"). In Einzelfällen wird auch das Einpflegen von Publikationslisten übernommen.

Das Support-Team führt die tägliche Metadatenpflege durch und sorgt so für die Konsistenz des Datenbestandes. Zur Metadatenpflege gehören das Bibliographieren und Vervollständigen von Datensätzen auf den oben geschilderten Standard, die Bereinigung von Dubletten und das Löschen von "zurückgestellten"/"returned" Einträgen (ggf. nach Rücksprache mit dem/der Ersteller*in des Datensatzes.)

Automatische Anreicherung

In regelmäßigen Abständen werden die Nachweise in PUB automatisch angereichert. Das Support-Team veranlasst und überwacht Importe von bibliographischen Daten aus den Literaturdatenbanken Web of Science (WoS), PubMed Central (Pubmed), ArXiv und INSPIRE. Außerdem werden Nachweise ggf. mit Daten aus disziplinspezifischen Datenbanken wie Genbank und EMBL-EBI ergänzt.
Autor*innen, die eine ORCID-iD besitzen, können den Austausch bibliographischer Daten selbst veranlassen, so dass ihre Publikationsliste in PUB mit Daten aus ihrem ORCID-Profil ergänzt wird.

"Forschungsdaten" und "wissenschaftliche Software"

Diese Nachweise werden von den Wissenschaftler*innen oder Beauftragten selbst eingetragen und in einen Zwischenspeicher geladen. Die Nachweise müssen die Metadaten sowie die Forschungsdaten/Software enthalten oder einen Link, der auf einen anderen Ablageort zeigt. Wenn ein Link auf ein GitLab-Repositorium eingetragen wird, erstellt PUB automatisch eine zip-Datei, die ins System hochgeladen wird und so den momentanen Datenstand festhält. Das Support-Team prüft den Nachweis nach formalen Kriterien und stellt "public". Der Nachweis erhält eine DOI und wird via PUB bei der internationalen Identifier-Vergabestelle DataCite registriert. Ab dem Moment können vom Ersteller/von der Erstellerin nur noch die Metadaten geändert oder ergänzt werden.

Elektronische Prüfungsschriften und andere Erstveröffentlichungen

Diese Nachweise werden von den Autor*innen selbst eingetragen und in einen Zwischenspeicher geladen. Die Nachweise müssen die Metadaten sowie die dazugehörigen Textdokumente und ggf. Begleitmaterial enthalten. Das Support-Team prüft den Nachweis nach formalen Kriterien und stellt "public". Der Nachweis erhält eine URN und ggf. eine DOI. Letztere wird via PUB bei der internationalen Identifier-Vergabestelle DataCite registriert. Die Metadaten und die hochgeladene(n) Datei(en) werden im Rahmen der Ablieferungspflicht von Netzpublikationen nach §§ 15 ff. DNBG der Deutschen Nationalbibliothek zur Abholung bereitgestellt. Ab dem Moment können vom Ersteller/von der Erstellerin nur noch die Metadaten geändert oder ergänzt werden.